El registro contable de los gastos causados es un proceso fundamental en la gestión financiera de cualquier entidad, ya sea pública o privada. En el caso de los entes descentralizados, este proceso cobra especial relevancia ya que permite transparentar la ejecución del presupuesto y asegurar la rendición de cuentas. Sin embargo, en ocasiones surgen dudas sobre el procedimiento a seguir cuando, al momento del cierre del ejercicio contable, no se cuenta con los soportes necesarios para registrar todos los gastos causados.
El presente artículo analiza la obligación de los entes descentralizados de registrar contablemente los gastos causados a la luz del Memorando No. 04-00-021 del 09 de enero de 2007 emitido por la Contraloría General de la República (CGR). Este análisis se centra en la normativa aplicable, la importancia del registro oportuno de los gastos y el procedimiento a seguir en caso de ausencia de los soportes respectivos al momento del cierre del ejercicio contable.
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Normas generales de contabilidad del sector público
Las Normas Generales de Contabilidad del Sector Público dictadas por la CGR, establecen la obligación de los entes descentralizados de registrar todas las etapas del procedimiento administrativo y financiero que afectan el patrimonio. Este registro debe estar justificado con los comprobantes necesarios a los fines del control que posteriormente se realice.
El Registro de los gastos causados
Los gastos causados deben ser registrados de forma oportuna, en orden cronológico y consecutivo, sin que existan vacíos u omisiones en la información. Estos gastos se consideran causados al hacerse exigible el pago de la obligación correspondiente. El registro de los gastos causados debe realizarse en moneda de curso legal, haya o no movimiento de efectivo.
El sistema de partida doble
Las transacciones presupuestarias de gastos deben registrarse en la contabilidad por el sistema de partida doble, en todas sus etapas: autorización del gasto, establecimiento del compromiso, reconocimiento de la obligación o gasto causado, ordenación o solicitud de pago y extinción de la obligación.
La importancia del Registro oportuno
El registro oportuno de los gastos causados permite evidenciar la relación entre los gastos realizados y los ingresos necesarios para el financiamiento del ente descentralizado dentro de un ejercicio. Asimismo facilita el control y la auditoría, tanto interna como externa.
El respaldo de los Registros contables
Los registros en la contabilidad fiscal deben estar respaldados por los documentos de soporte que determine la normativa legal y reglamentaria, así como por las instrucciones dictadas por los órganos competentes. En caso de ausencia de los soportes respectivos al momento del cierre del ejercicio contable, se debe levantar un acta en la que se dejen constancia de los motivos de la ausencia y de las gestiones realizadas para obtenerlos.
El cierre del ejercicio contable
El cierre del ejercicio contable es una obligación ineludible para los entes descentralizados. Al momento del cierre, el ente debe contar con la información de los montos comprometidos, de los gastos causados y de los pagos del ejercicio correspondiente. Estas transacciones deben estar respaldadas por los comprobantes que las justifiquen.
Conclusión
El registro contable de los gastos causados es un proceso fundamental en la gestión financiera de los entes descentralizados. Este registro debe ser oportuno, completo y estar respaldado por los comprobantes necesarios. En caso de ausencia de los soportes respectivos al momento del cierre del ejercicio contable, se debe levantar un acta en la que se dejen constancia de los motivos de la ausencia y de las gestiones realizadas para obtenerlos.
El incumplimiento de la obligación de registrar los gastos causados puede dar lugar a la determinación de responsabilidades administrativas. Por ello, es fundamental que los entes descentralizados implementen sistemas de control interno que garanticen el registro oportuno y completo de los gastos.
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Abogado; Consultor;Docente; I+D+I; Estudios en Derecho Constitucional, Administrativo y Procesal; Control Gestión Pública; Régimen Presupuestuario; Socio @ElBufeteNet Director @UniversitasF_