Objeto del Control Interno en la Administración Pública: ¿Sobre qué recae?

En otras oportunidades hemos conversado sobre la noción del Control Interno, también de los actores participantes del control interno en la Administración Pública. En la presente ocasión, abordaremos el objeto o materia sobre la cual recae.

¿Cuál es el objeto del Control Interno en la Administración Pública?

Aún cuando las competencias, atribuciones y tareas de cada ente u órgano de la Administración Pública sea disímil y el control se enfoque en los procesos centrales o neurálgicos del órgano o ente respectivo, ello no desmerita que existan lugares comunes de los cuales se ocupa el sistema del Control Interno (RLOCGRySNCF, artículo 11), esto es:    

• El plan de organización 
• Las políticas y normas 
• Los métodos y procedimientos adoptados para la autorización, procesamiento, clasificación, registro, verificación, evaluación y seguridad de las operaciones y actividades siendo uno de los órganos a cargo las Unidades de Auditoría Interna. 
• La protección de los recursos y bienes que integran el patrimonio público incorporados en los procesos administrativos y operativos para alcanzar sus objetivos generales.

Al mismo tiempo los siguientes aspectos:

• Presupuestarios 
• Económicos
• Financieros
• Patrimoniales
• Normativos
• Gestión
• Evaluación de programas y proyectos

  Regulaciones específicas del Control Interno en la Administración Pública

Entre las regulaciones típicas del control interno que son comunes y frecuentes en los diversos órganos o entes se pueden mencionar : 

Empleado o funcionario responsable

• Específicamente, una adecuada y perceptible delimitación en cuanto a deberes y responsabilidades atinentes a la autorización, ejecución, registro, control de transacciones y custodia del patrimonio público (NGCI-CGR 8). 
• También, la definición clara de las funciones de cada cargo, su nivel de autoridad, responsabilidad y relaciones jerárquicas dentro de la estructura organizativa.

Y de esa manera se procura que el empleado o funcionario sea responsable de sus actuaciones ante una sola autoridad (NGCI-CGR 20).

Manuales y procedimientos

• Igualmente, la existencia de manuales técnicos y de procedimientos aprobados por las máximas autoridades jerárquicas de los organismos y entidades. 

Estos manuales, además, deben incluir los diferentes pasos y condiciones de las operaciones autorizadas, aprobadas, revisadas y registradas.

De la misma manera, todo lo relacionado con el archivo de la documentación justificativa que le sirva de soporte (NGCI-CGR 22). 

Archivo de la documentación

• Las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas, especialmente, con la suficiente documentación justificativa
• Los documentos deben contener, respectivamente, lo siguiente: ( NGCI-CGR 23).

1. Información completa y exacta a ser archivada según un orden cronológico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna localización.
2. También, garantías de su conservación durante el tiempo estipulado legalmente.
3. Igualmente, la salvaguarda y protección de los documentos de incendios, sustracciones o cualquier otro riesgo y la prevención de su reproducción no autorizada.

Sistema de contabilidad

• La fijación de un adecuado sistema de contabilidad para el registro oportuno y funcional de las operaciones financieras realizadas, específicamente, por la entidad u organismo.
• Este sistema, respectivamente, estará sujeto a las Normas Generales de Contabilidad del Sector Público prescritas por la Contraloría General de la República ( NGCI-CGR 25)
• Asimismo los asientos deben ser aprobados por un funcionario competente con el propósito de garantizar la correcta y exacta imputación en cada cuenta de control.
• De igual manera todas las transacciones serán objeto de registro contable en los libros principales y auxiliares correspondientes para facilitar la adecuada clasificación y explicación de los respectivos rubros (NGCI-CGR 26)

• Además, las formas pre-impresas serán enumeradas correlativamente al momento de su impresión y su uso será controlado permanentemente (NGCI-CGR 27). 

En conclusión…

Aun cuando las competencias, atribuciones y tareas de cada ente u órgano de la Administración Pública sea disímil, y el Control Interno se enfoque en los procesos  centrales o neurálgicos del órgano o ente, ello no desmerita que existen lugares comunes de los cuales se ocupa el sistema del Control Interno tales como los organigramas, los manuales y procedimientos, el archivo de documentación y el sistema de contabilidad. 

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Julio Alejandro Pérez Graterol

Abogado; Consultor;Docente; I+D+I; Estudios en Derecho Constitucional, Administrativo y Procesal; Control Gestión Pública; Régimen Presupuestuario; Socio @ElBufeteNet Director @UniversitasF_