En otras oportunidades hemos conversado sobre la noción del Control Interno, también de los actores participantes del control interno en la Administración Pública. En la presente ocasión, abordaremos el objeto o materia sobre la cual recae.
¿Cuál es el objeto del Control Interno en la Administración Pública?
Aún cuando las competencias, atribuciones y tareas de cada ente u órgano de la Administración Pública sea disímil y el control se enfoque en los procesos centrales o neurálgicos del órgano o ente respectivo, ello no desmerita que existan lugares comunes de los cuales se ocupa el sistema del Control Interno (RLOCGRySNCF, artículo 11), esto es:
- El plan de organización
- Las políticas y normas
- Los métodos y procedimientos adoptados para la autorización, procesamiento, clasificación, registro, verificación, evaluación y seguridad de las operaciones y actividades siendo uno de los órganos a cargo las Unidades de Auditoría Interna.
- La protección de los recursos y bienes que integran el patrimonio público incorporados en los procesos administrativos y operativos para alcanzar sus objetivos generales.
Al mismo tiempo los siguientes aspectos:
- Presupuestarios
- Económicos
- Financieros
- Patrimoniales
- Normativos
- Gestión
- Evaluación de programas y proyectos
Regulaciones específicas del Control Interno en la Administración Pública
Entre las regulaciones típicas del control interno que son comunes y frecuentes en los diversos órganos o entes se pueden mencionar :
Empleado o funcionario responsable
- Específicamente, una adecuada y perceptible delimitación en cuanto a deberes y responsabilidades atinentes a la autorización, ejecución, registro, control de transacciones y custodia del patrimonio público (NGCI-CGR 8).
- También, la definición clara de las funciones de cada cargo, su nivel de autoridad, responsabilidad y relaciones jerárquicas dentro de la estructura organizativa.
Y de esa manera se procura que el empleado o funcionario sea responsable de sus actuaciones ante una sola autoridad (NGCI-CGR 20).
Manuales y procedimientos
- Igualmente, la existencia de manuales técnicos y de procedimientos aprobados por las máximas autoridades jerárquicas de los organismos y entidades.
Estos manuales, además, deben incluir los diferentes pasos y condiciones de las operaciones autorizadas, aprobadas, revisadas y registradas.
De la misma manera, todo lo relacionado con el archivo de la documentación justificativa que le sirva de soporte (NGCI-CGR 22).
Archivo de la documentación
- Las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas, especialmente, con la suficiente documentación justificativa
- Los documentos deben contener, respectivamente, lo siguiente: ( NGCI-CGR 23).
- Información completa y exacta a ser archivada según un orden cronológico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna localización.
- También, garantías de su conservación durante el tiempo estipulado legalmente.
- Igualmente, la salvaguarda y protección de los documentos de incendios, sustracciones o cualquier otro riesgo y la prevención de su reproducción no autorizada.
Sistema de contabilidad
- La fijación de un adecuado sistema de contabilidad para el registro oportuno y funcional de las operaciones financieras realizadas, específicamente, por la entidad u organismo.
- Este sistema, respectivamente, estará sujeto a las Normas Generales de Contabilidad del Sector Público prescritas por la Contraloría General de la República ( NGCI-CGR 25)
- Asimismo los asientos deben ser aprobados por un funcionario competente con el propósito de garantizar la correcta y exacta imputación en cada cuenta de control.
- De igual manera todas las transacciones serán objeto de registro contable en los libros principales y auxiliares correspondientes para facilitar la adecuada clasificación y explicación de los respectivos rubros (NGCI-CGR 26)
- Además, las formas pre-impresas serán enumeradas correlativamente al momento de su impresión y su uso será controlado permanentemente (NGCI-CGR 27).
En conclusión…
Aun cuando las competencias, atribuciones y tareas de cada ente u órgano de la Administración Pública sea disímil, y el Control Interno se enfoque en los procesos centrales o neurálgicos del órgano o ente, ello no desmerita que existen lugares comunes de los cuales se ocupa el sistema del Control Interno tales como los organigramas, los manuales y procedimientos, el archivo de documentación y el sistema de contabilidad.
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Abogado; Consultor;Docente; I+D+I; Estudios en Derecho Constitucional, Administrativo y Procesal; Control Gestión Pública; Régimen Presupuestuario; Socio @ElBufeteNet Director @UniversitasF_