Manual en el control interno de las organizaciones

Los manuales representan un elemento crucial dentro del Sistema de Control Interno de las organizaciones; son documentos de consulta obligatoria.

Contienen, de manera ordenada y sistemática, la información e instrucciones necesarias sobre la organización con el fin de ser comunicadas y compartidas con el personal.

Su objetivo, la adecuada ejecución de las tareas y responsabilidades. De allí lo esencial de conocer un poco más sobre la finalidad, tipos, el marco jurídico que lo exige, entre otros aspectos fundamentales.

Finalidades de los manuales en el control interno de las organizaciones

Los manuales tienen como propósito servir de  herramienta fundamental para estandarizar, documentar, comunicar y controlar los procesos claves de la empresa.

Algunos de estos propósitos son: 

  1. La formalización y documentación de los procesos para garantizar la uniformidad, trazabilidad y eficiencia de las actividades claves de la organización.
  2. El aseguramiento de la uniformidad y consistencia para afianzar que los procesos claves se ejecuten de manera homogénea y coherente en toda la organización lo cual aporta eficiencia, calidad y control.
  3. Respaldar, significativamente, la  inducción y capacitación de los colaboradores, especialmente los nuevos, a los fines de que puedan comprender y aplicar adecuadamente los procesos.
  4. Definición y comunicación de la estructura organizacional a los fines de mejorar la claridad, la coordinación y la sinergia interna de la empresa.
  5. Soporte para la mejora continua en la documentación de los procedimientos al permitir identificar oportunidades de optimización, estandarizar buenas prácticas y realizar un seguimiento y control más efectivo.
  6. Garantía del cumplimiento normativo al establecer  y formalizar las políticas, reglamentos y lineamientos y cualquier otro requisito normativo que el personal de la organización debe acatar y cumplir.
  7. Fortalecimiento del sistema de control interno al establecer puntos de verificación, controles y mecanismos de supervisión que contribuyen a mitigar riesgos y mejorar la eficacia de los procesos.
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Manuales claves en las organizaciones para el control interno

Los manuales claves serían: Manual de Control Interno, de Políticas, de Usuarios, de Organización, de Cargos y de Procedimientos, los cuales, en conjunto o de manera individual, le permiten a las organizaciones formalizar, comunicar y controlar sus procesos, políticas, estructura y recursos, contribuyendo así a la eficiencia y mejora continua de la gestión.

Marco normativo vigente que regula el uso de los manuales en las organizaciones

Cierta normativa legal vigente en Venezuela establece la obligatoriedad, para las organizaciones, de contar con manuales administrativos como parte de su sistema de control interno, específicamente:

  • Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal
  • Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público.

La elaboración, implementación y mantenimiento de los elementos que constituyen el sistema de control interno están, explícitamente, en las citadas normas. 

En ellas se  prescribe la responsabilidad de las máximas autoridades y niveles directivos de las organizaciones así como la obligatoriedad, para las entidades públicas y privadas, de contar con una estructura documental sólida. 

Dicha estructura debe normar, comunicar y controlar sus principales procesos y operaciones contribuyendo así a la eficiencia, transparencia y rendición de cuentas de la gestión.

Por consiguiente, los manuales desempeñan un papel fundamental dentro del Sistema de Control Interno de las organizaciones al formalizar las normas, estimular y controlar su cumplimiento, coadyuvan al logro de los objetivos institucionales y promueven la eficiencia, economía y calidad de las operaciones. 

El marco jurídico vigente exige su existencia y adecuada gestión. De allí la importancia de estos instrumentos para la sana administración de los recursos y el cumplimiento de la misión organizacional.

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