El acta de entrega es un documento esencial en la Administración Pública ya que garantiza la transparencia y la rendición de cuentas en la gestión de los recursos del Estado. En este contexto, la Unidad de Auditoría Interna juega un papel fundamental en la verificación de la sinceridad, exactitud y observaciones que se formulen en dichas actas.
El Memorando CGR 04-00-110 del 16 de marzo de 2010 de la Contraloría General de la República ofrece una guía detallada sobre las funciones de la Unidades de Auditoría Interna en este proceso.
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Normas para regular la entrega: Un Marco regulatorio exhaustivo
Las vigentes «Normas para regular la entrega de los Órganos y Entidades de la Administración Pública y de sus respectivas Oficinas o Dependencias» , establecen un marco regulatorio completo para la elaboración, presentación, suscripción y verificación de las actas de entrega. Estas normas, dictadas por la Contraloría General de la República mediante Resolución N° 01-00- de fecha 27 de julio de 2009 (G.O. N° 39.229 del 28 de julio de 2009), establecen el deber de todo servidor público que administre, maneje o custodie recursos o bienes públicos, de entregar formalmente el órgano, entidad, oficina o dependencia a su cargo al cesar en sus funciones.
El Proceso de Verificación: Funciones de la Unidad de Auditoría Interna (UAI)
La verificación del acta de entrega por parte de la UAI es un proceso crucial para asegurar que se cumplan las disposiciones establecidas en las normas. Esta verificación incluye:
- Sinceridad y exactitud: La UAI debe comprobar que la información contenida en el acta sea veraz y precisa y que refleje fielmente el estado de los asuntos, bienes y recursos asignados.
- Observaciones: La UAI debe analizar las observaciones formuladas al acta de entrega, ya sea por el servidor público entrante o por cualquier otra persona autorizada.
- Errores, deficiencias u omisiones: La UAI debe verificar si existen errores, deficiencias u omisiones en el acta y dejar constancia de los mismos en un informe.
Alcance de la Verificación
La verificación de la UAI no se limita a los aspectos mencionados anteriormente. En el ejercicio de sus funciones de control, vigilancia y fiscalización, la UAI puede realizar un análisis más exhaustivo del acta de entrega, incluyendo la revisión de la gestión del servidor público saliente y la verificación de otros hechos que puedan afectar el patrimonio público.
Herramientas de Control
La UAI dispone de una amplia gama de herramientas para llevar a cabo la verificación del acta de entrega. Estas herramientas incluyen:
- Examen de la documentación: La UAI puede examinar la documentación que respalda la información contenida en el acta, como inventarios, registros contables, informes de gestión, entre otros.
- Entrevistas: La UAI puede entrevistar al servidor público saliente, al servidor público entrante y a cualquier otra persona que pueda proporcionar información relevante.
- Inspecciones: La UAI puede realizar inspecciones físicas para verificar el estado de los bienes y recursos a cargo del servidor público saliente.
Potestades de la Auditoría Interna (UAI)
En caso de detectar irregularidades en el acta de entrega o en la gestión del servidor público saliente, la UAI puede ejercer sus potestades investigativas y sancionatorias, de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
Conclusión
La verificación de las actas de entrega por parte de la Unidades de Auditoria Interna es un proceso esencial para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas en la Administración Pública. La UAI, en ejercicio de sus funciones de control y fiscalización, tiene la responsabilidad de asegurar que las actas de entrega reflejen fielmente la situación de los recursos y bienes del Estado, y de iniciar las acciones correspondientes en caso de detectar irregularidades.
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Abogado; Consultor;Docente; I+D+I; Estudios en Derecho Constitucional, Administrativo y Procesal; Control Gestión Pública; Régimen Presupuestuario; Socio @ElBufeteNet Director @UniversitasF_