Importancia de la verificación del Acta de Entrega

El Memorando CGR 01-00-000871 del 27 de octubre de 2010, emitido por la Contraloría General de la República de Venezuela (CGR), trata sobre la verificación del Acta de entrega en el contexto de la Administración Pública. A través de este análisis examinamos la importancia de dicha verificación, la responsabilidad de la Unidad de Auditoría Interna y las implicaciones para los servidores públicos.

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Acta de Entrega y la transparencia en la Administración Pública

Las vigentes Normas para regular la entrega de los Órganos y Entidades de la Administración Pública y de sus respectivas Oficinas o Dependencias (G.O. N° 39.229 del 28 de julio de 2009) establecen la obligación de todo servidor público, que maneje recursos o bienes públicos, de entregar formalmente su cargo al cesar en sus funciones. Esta entrega se materializa a través de un acta que refleja el estado de los asuntos, bienes y recursos asignados.

Dicha entrega no solo delimita las responsabilidades del servidor público saliente, sino que también protege al servidor público entrante. En ella se detallan los errores, deficiencias u omisiones que se adviertan, permitiendo al servidor público entrante dejar constancia de cualquier irregularidad. Sin embargo, la posibilidad de formular observaciones no se limita al momento de la firma del acta. El servidor público entrante tiene hasta 120 días hábiles para informar, por escrito, al órgano de control fiscal competente, sobre cualquier observación que amerite una investigación.

De allí la importancia que el funcionario saliente refleje, en su acta de entrega, con escrupulosa exactitud todos los detalles de los  aspectos cualitativos y cuantitativos de la oficina o dependencia que, hasta ese momento, había estado bajo su responsabilidad.

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Control Fiscal y la verificación del Acta de Entrega

La Unidad de Auditoría Interna juega un papel crucial en este proceso. Su función principal es verificar la sinceridad y exactitud del acta de entrega, lo que implica comprobar la veracidad de la información presentada y la fiabilidad de su contenido. Esta labor va más allá de la simple revisión de la información contenida en el acta; incluye la comprobación de los datos, informaciones y registros aportados.

El artículo 23 de las Normas citadas establece que la verificación del acta de entrega es responsabilidad de la Unidad de Auditoría Interna, sin perjuicio de sus demás funciones de control, vigilancia y fiscalización. Es importante destacar que el resultado de la verificación no libera al funcionario saliente de las responsabilidades que pudieran derivarse de su gestión.

La Unidad de Auditoría Interna debe planificar el proceso de revisión de las actas de entrega utilizando criterios de selectividad, economía, objetividad, oportunidad y relevancia material. En el ejercicio de sus competencias, la UAI  puede verificar hechos no informados por el servidor público entrante, ya sea a través de la revisión del acta o de la gestión del servidor público saliente.

Si la verificación del acta revela situaciones que pongan en peligro el patrimonio público, el órgano de control fiscal debe informar a las autoridades administrativas correspondientes para que se tomen las medidas necesarias. En caso de existir méritos suficientes para presumir la ocurrencia de irregularidades, se iniciará el procedimiento administrativo para la determinación de responsabilidades.

Conclusión

La verificación del acta de entrega es un proceso fundamental para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas en la administración pública. La Unidad de Auditoría Interna, con su labor de control y fiscalización, juega un papel clave en la protección del patrimonio público y en la prevención de irregularidades, tal como hemos hecho referencia en las leyes citadas.

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