El derecho de acceso al expediente administrativo es un derecho fundamental que asiste a toda persona que sea parte en un procedimiento administrativo, derecho que permite a los interesados conocer la información que obra en el expediente y, en su caso, formular alegaciones y presentar pruebas. En el ámbito del control fiscal, el derecho de acceso al expediente administrativo cobra especial relevancia en las averiguaciones administrativas, procedimientos dirigidos a determinar la responsabilidad administrativa de los funcionarios públicos.
El presente artículo analiza el derecho de acceso al expediente administrativo en las averiguaciones administrativas, a la luz del Memorando CGR No. 04-02-01 del 3 de enero de 2001 emitido por la Contraloría General de la República (CGR). Este análisis se centra en la normativa aplicable, las limitaciones al derecho de acceso y el procedimiento para solicitar copias certificadas de las actuaciones que cursan en el expediente.
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Normativa aplicable
La Ley Orgánica de la Contraloría General de la República (G.O. 5.017 Extraordinaria del 13-12-1995) no contiene una disposición expresa que regule el derecho de acceso al expediente administrativo en las averiguaciones administrativas. Sin embargo, este derecho se encuentra implícito en el artículo 119 de la LOCGR que establece el procedimiento para la citación de los investigados. Asimismo, el derecho de acceso al expediente administrativo se encuentra reconocido en la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos (LOPA) aplicable supletoriamente a las averiguaciones administrativas.
Limitaciones al derecho de acceso
El derecho de acceso al expediente administrativo no es absoluto; existen ciertas limitaciones que buscan proteger el interés público y la eficacia de la investigación. En particular, el artículo 24 de la Ley Orgánica de Salvaguarda del Patrimonio Público (G.O. 3.037 del 23-12-1982) en el cual se establece que las actuaciones que realice la CGR para determinar la responsabilidad administrativa son secretas, salvo para el investigado, sus abogados y el representante del Ministerio Público.
Solicitud de copias certificadas
El investigado, en ejercicio de su derecho de acceso al expediente administrativo, puede solicitar copias certificadas de las actuaciones que cursan en el expediente. Esta solicitud debe ser presentada ante el órgano de control fiscal que instruye la averiguación administrativa, instancia obligada a proveer las solicitudes de copias certificadas, siempre que no se trate de documentos reservados.
El carácter reservado de las actuaciones
El carácter reservado de las actuaciones que realice la CGR para determinar la responsabilidad administrativa se justifica en la necesidad de proteger la investigación y evitar la destrucción de pruebas. Sin embargo, este carácter reservado no puede ser utilizado para impedir el ejercicio del derecho a la defensa. El investigado tiene derecho a conocer las actuaciones que obran en el expediente y a formular alegaciones en su defensa.
El derecho de acceso del Ministerio Público
El Ministerio Público tiene derecho a acceder al expediente administrativo de la averiguación administrativa ya que puede derivarse de ella la responsabilidad civil o penal del investigado, instancia que debe guardar el debido secreto de las actuaciones de las cuales tiene conocimiento.
Acceso al expediente por otras autoridades
Otras autoridades, como los tribunales, pueden requerir información o copias certificadas de las actuaciones que cursan en el expediente de la averiguación administrativa. En estos casos el órgano de control fiscal debe proporcionar la información o los recaudos solicitados, sin que ello implique la pérdida del carácter reservado de los mismos.
El momento a partir del cual se tiene derecho de acceso
El investigado tiene derecho a acceder al expediente administrativo a partir del momento en que es citado, de conformidad con el artículo 119 de la LOCGR, momento a partir del cual puede solicitar copias certificadas de las actuaciones que cursan en el expediente.
Conclusión
El derecho de acceso al expediente administrativo es un privilegio fundamental que asiste a toda persona que sea parte en un procedimiento administrativo, incluyendo las averiguaciones administrativas el cual le permite a los interesados conocer la información que obra en el expediente y formular alegaciones en su defensa.
Sin embargo, este derecho no es absoluto. Existen ciertas limitaciones que buscan proteger el interés público y la eficacia de la investigación que no pueden ser utilizadas para impedir el ejercicio del derecho a la defensa.
El investigado tiene derecho a solicitar copias certificadas de las actuaciones que cursan en el expediente siempre que no se trate de documentos reservados. El Ministerio Público y otras autoridades también pueden acceder al expediente administrativo en el ejercicio de sus funciones.
Como garantía fundamental del debido proceso, el derecho de acceso al expediente administrativo es una garantía fundamental del debido proceso que le permite a los investigados conocer las actuaciones que se realizan en su contra y ejercer su derecho a la defensa.
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Abogado; Consultor;Docente; I+D+I; Estudios en Derecho Constitucional, Administrativo y Procesal; Control Gestión Pública; Régimen Presupuestuario; Socio @ElBufeteNet Director @UniversitasF_